Số hóa là gì? Tại sao các doanh nghiệp nên thực hiện số hóa?

“Số hóa” đã và đang trở thành một từ khóa được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam quan tâm và chú trọng chuyển đổi. 

Nếu như trước đây công cuộc “số hóa” vẫn chưa nhận được sự quan tâm đúng mức thì trong những năm gần đây, đặc biệt với khoảng thời gian bùng phát của dịch bệnh Covid-19, “số hóa” lại một lần nữa chứng minh được sự quan trọng của mình.

Những lợi ích mà số hóa mang lại cho các doanh nghiệp chuyển đổi là gì? Hãy cùng Ego Express tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

1. Khái niệm số hóa là gì?

Số hóa là khái niệm mà bản thân nó cũng dễ bị nhầm lẫn khi có 2 hình thức số hóa khác nhau là Số hóa dữ liệu (Digitization)Số hóa quy trình (Digitalization):

  • Số hóa dữ liệu (Digitization) là chuyển đổi văn bản, tài liệu, hồ sơ thông tin vật lý sang định dạng kỹ thuật số như: jpg, pdf, bmp,…

Ví dụ: scan giấy tờ, tài liệu dạng giấy sang lưu ở dạng file PDF

  • Số hóa quy trình (Digitalization) là cải tiến, thay đổi quy trình vận hành, làm việc và kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở dữ liệu kĩ thuật số.

Ví dụ sau khi tài liệu được chuyển sang PDF sẽ được tải lên nền tảng đám mây và lưu vào máy chủ. Khi đó, thay vì phải đi tìm hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ thì mọi người có thể dễ dàng tìm kiếm, truy cập những tài liệu này. 

Nhờ vào số hóa quy trình truy vấn dữ liệu nội bộ, việc tiếp cận dữ liệu được thực hiện nhanh chóng hơn. Có thể nói số hóa tài liệu là bước đệm để tiến hành số hóa quy trình làm việc.

2. Số hóa có ý nghĩa như thế nào đối với hoạt động của các doanh nghiệp?

Dựa vào ví dụ thực tế cho khái niệm số hóa là gì phía trên, chúng ta cũng phần nào mường tượng được những lợi ích mà số hóa mang lại.

Số hóa giúp phá bỏ những rào cản trong cách làm việc truyền thống, mở rộng khả năng làm việc của cá nhân và nâng cao sự linh hoạt trong tổ chức hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Với xu hướng số hóa, doanh nghiệp đảm bảo được tính ổn định và tăng cường khả năng lưu thông thông tin liên tục. Điều này đã được chứng minh trong bối cảnh Covid vừa xảy ra khi các doanh nghiệp số hóa có năng lực ứng phó và vận hành tốt hơn rõ rệt so với những doanh nghiệp truyền thống.

Một số lợi ích chính có thể kể đến khi thực hiện số hóa bao gồm:

  • Đơn giản hóa các quy trình quản lý, khai thác và vận hành doanh nghiệp nhờ đó tiết kiệm đáng kể chi phí 
  • Linh hoạt không gian làm việc, mở rộng cơ hội phát triển
  • Cập nhật các thông tin thị trường nhanh chóng, chính xác và đồng bộ
  • Cải thiện trải nghiệm của khách hàng khi hợp tác
  • Nâng cao khả năng cạnh tranh của đơn vị trên thị trường

3. Điểm giống và khác nhau giữa chuyển đổi số và số hóa là gì?

3.1 Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (Digital transformation) là sự ứng dụng công nghệ và kỹ thuật số hiện đại để cải thiện hoạt động của doanh nghiệp một cách toàn diện, làm thay đổi cách thức làm việc, vận hành doanh nghiệp, mô hình kinh doanh,…

Quá trình chuyển đổi số sẽ tạo ra những giá trị mới cho doanh nghiệp, nâng cao lợi thế cạnh tranh của họ khi có thể cung cấp cho khách hàng những giá trị và trải nghiệm tốt hơn.

Chuyển đổi số không chỉ có sự tác động đến họat động của doanh nghiệp mà còn tác động đến văn hóa tổ chức của công ty. Nó đòi hỏi doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng về mọi mặt để nhân viên có thể thích ứng với sự thay đổi.

3.2 Số hóa và chuyển đổi số có điểm gì giống nhau

Về cơ bản, cả hai quá trình này đều là ứng dụng công nghệ kỹ thuật vào trong doanh nghiệp, từ đó làm thay đổi các thao tác truyền thống, khiến nhiều người nhầm lẫn chúng với nhau.

Điểm chung lớn nhất của 2 quá trình này là đều cải thiện hoạt động của doanh nghiệp, áp dụng công nghệ từ đơn giản (chuyển đổi dữ liệu giấy sang dạng file mềm) đến cực kì phức tạp (ứng dụng các công nghệ hiện đại như AI, Big Data, IoT,…)

3.3 Phân biệt số hóa và chuyển đổi số

Sự khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số các giá trị bền vững mà chúng mang lại. 

Số hóa Chuyển đổi số
Ứng dụng công nghệ để làm thay đổi các quy trình và thao tác làm việc

Sử dụng các yếu tố kỹ thuật số thuần túy để thay đổi cách thức lưu trữ dữ liệu

Không tối ưu được hoàn toàn hoạt động của doanh nghiệp

Số hóa có thể thực hiện và hoàn thiện nhanh chóng

Đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược lâu dài, tác động lên toàn bộ doanh nghiệp

Thay đổi toàn bộ mô hình hoạt động của doanh nghiệp từ cách thức tổ chức, con người đến mô hình kinh doanh

Có thể đưa ra các chiến lược phù hợp để tối ưu mô hình họat động, đem lại hiệu quả kinh doanh cao

Là quá trình liên tục và kéo dài, không thể hoàn thành ngay lập tức trong thời gian ngắn

Chúng ta có thể xem số hóa là bước đệm nền tảng cho quá trình chuyển đổi số.

Đối với chuyển đổi số, để thực hiện thành công cần phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố con người. Từ nhân viên đến lãnh đạo cấp cao đều cần được đào tạo để thích ứng với mọi sự thay đổi.

Trên đây là những thông tin mà Ego Express muốn chia sẻ đến ban đọc về “Số hóa là gì? Số hóa có ý nghĩa như thế nào?”

Các bạn hãy cùng đón xem các bài viết tiếp theo của EGO để tìm hiểu thêm nhiều thông tin liên quan nhé!

Bài viết liên quan

Bảng giá chuyển phát nhanh đi Nhật Bản (Japan)

EGO Express xin hân hạnh đón chào những đơn hàng chuyển phát nhanh đi Nhật Bản năm 2024 với thật…

Gợi ý Top Món Quà Tết Mỹ sang trọng và đẳng cấp năm 2024

Ai cũng muốn tặng một món quà tết độc đáo, ý nghĩa và thiết thực nhất cho những người quan…

Lựa chọn quà Tết phong cách châu Âu

Sự phát triển kinh tế đã kéo theo hội nhập và những sự tiếp thu phát triển hài hòa văn…