Số hóa doanh nghiệp là phương pháp giúp mọi doanh nghiệp tối ưu hóa bộ máy quản lí dữ liệu của mình.
Quá trình này sẽ chuyển đổi tài liệu, hồ sơ và thông tin ở các định dạng khác nhau thành dữ liệu trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ khác.
Dựa trên tiêu chí số hóa, số hóa doanh nghiệp được chia làm 2 hình thức chính là số hóa dữ liệu và số hóa quy trình.
1. Số hóa dữ liệu trong doanh nghiệp
Số hóa dữ liệu còn được biết đến với thuật ngữ số hóa tài liệu.
Đây là phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ mọi định dạng vật chất sang định dạng kỹ thuật số như: jpg, pdf, bmp,…và lưu vào hệ thống máy tính để đáp ứng mục đích hoạt động của doanh nghiệp.
Ví dụ thường gặp nhất là việc quét tài liệu văn bản sang định dạng PDF để chuyển vào lưu trữ trên nền tảng đám mây hoặc các thiết bị lưu trữ.
2. Số hóa quy trình trong doanh nghiệp
Số hóa quy trình là quá trình cải tiến quy trình làm việc bằng cách áp dụng công nghệ kỹ thuật số với cốt lõi là dữ liệu số hóa.
Nó không biến đổi quy trình kinh doanh của doanh nghiệp nhưng sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất, nâng cao hiệu quả làm việc và tiết kiệm thời gian đưa ra quyết định của nhà quản lý.
Tầm quan trọng của số hóa doanh nghiệp
Thực hiện số hóa dữ liệu và số hóa quy trình làm việc, doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích đáng kể như:
3.1 Nâng cao năng suất làm việc
Nhờ dữ liệu đã được số hóa, nhân viên có thể thực hiện các thao tác với tài liệu một cách đơn giản hơn, tiết kiệm nhiều thời gian trong xử lí tài liệu so với khi doanh nghiệp chưa số hóa.
Nếu như trước đây, nhân viên có thể mất tới hơn 15 – 20 phút để tìm kiếm tài liệu giấy, thì bây giờ, họ có thể nhanh chóng truy cập chỉ với một vài thao tác đơn giản.
Thời gian đó xem như là trực tiếp đổi ra tiền cho doanh nghiệp khi các nhân viên có thể tận dụng khoảng thời gian tối ưu được để làm việc khác quan trọng và hữu ích hơn.
Toàn bộ thông tin được lưu trữ một cách đầy đủ giúp công việc thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn.
Tất cả đều giúp tăng năng suất lao động cho doanh nghiệp.
3.2 Tiết kiệm chi phí liên quan đến thiết bị
Khi doanh nghiệp đã thực hiện số hóa doanh nghiệp, họ sẽ giảm thiểu được tối đa khoản chi phí như thiết bị, giấy mực để in văn bản,…
Với khoản tiết kiệm này, doanh nghiệp có thể đầu tư hơn và máy móc, trang thiết bị điện tử, từ đó tăng hiệu quả trong quá trình kinh doanh – sản xuất, tạo ra lợi nhuận và phát triển công ty hiệu quả hơn.
Một số báo cáo cho thấy, nhiều doanh nghiệp đã tiết kiệm được hàng tỷ đồng cho việc in ấn và chi phí lao động nhờ quy trình số hóa.
3.3 Không bị giới hạn và dễ dàng tiếp cận
Số hóa doanh nghiệp là tiền đề để các nhà quản lí sắp xếp các thông tin, dữ liệu quan trọng một cách hợp lý và tiện lợi nhất.
Ở doanh nghiệp đã số hóa, tất cả dữ liệu đều dưới định dạng kỹ thuật số, kết nối vào điện toán đám mây là có thể truy cập và làm việc.
Chỉ cần một thiết bị có kết nối internet như máy tính, điện thoại di động… bất cứ ai cũng có thể làm việc ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào, rất đơn giản và dễ sử dụng. Thông qua đó, công việc sẽ được xử lý thuận tiện, linh động và hiệu quả hơn.
3.4 Số hóa doanh nghiệp giúp bảo mật thông tin
Các dữ liệu về chiến lược kinh doanh, tiếp thị, kế hoạch phát triển….là vô cùng quan trọng, thậm chí mang tính sống còn của mỗi doanh nghiệp. Chính vì thế, đảm bảo bảo mật dữ liệu vô cùng cần thiết và quan trọng.
Lúc scan dữ liệu định dạng văn bản sang kĩ thuật số, người dùng có khả năng giới hạn quyền truy cập vào văn bản, quyền nhận xét, chỉnh sửa. Bên cạnh đó, bạn còn có thể kiểm soát để biết những ai đang xem hay chỉnh sửa văn bản.
Thông qua số hóa, doanh nghiệp có thể nâng cao tính bảo mật cho hệ thống dữ liệu của mình. Đồng thời, học có thể sắp xếp những luồng công việc liên quan, cho phép chỉnh sửa, truy cập, bình luận đối với từng phòng ban, từng cá nhân cụ thể.
Trong thời đại chưa số hóa, doanh nghiệp phải lưu trữ lượng lớn tài liệu trên giấy tờ. Khi bảo quản chúng thường gặp nhiều vấn đề như không được để hư hỏng, thất lạc hay tệ hơn là bị mất cắp.
Nếu doanh nghiệp đã số hóa thì mọi việc lại trở nên đơn giản hơn khi dữ liệu giờ đây được lưu trữ an toàn dưới định dạng tài liệu ảo, lưu trữ trên các đám mây.
3.5 Gia tăng khả năng lưu trữ thông tin
Lưu trữ tài liệu giấy bên cạnh việc tiêu tốn chi phí cho giấy mực, thiết bị thì còn yêu cầu một không gian không hề nhỏ và phải đủ điều kiện để có thể lưu trữ lâu dài.
Việc lưu trữ tài liệu theo phương pháp truyền thông sẽ đặt dữ liệu của doanh nghiệp trước các nguy cơ như:
- Thất lạc tài liệu
- Cháy tài liệu
- Tài liệu bị ẩm mốc
- Tài liệu bị rách nát
Nhờ số hóa, doanh nghiệp có thể loại bỏ những mối lo lắng này bởi tài liệu ảo sẽ giúp đảm bảo các thông tin, dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp được lưu trữ và cất giữ cẩn thận qua nhiều năm.
3.6 Khôi phục dữ liệu sau thảm họa
Như đã nhắc đến ở trên, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về các tai nạn chủ quan hoặc khách quan gây mất mát dữ liệu.
Các tai nạn ngoài ý muốn có thể không may xuất thiện dưới rất nhiều hình thức như bão lụt, thiên tai, hỏa hoạn,…
Dù là nguyên nhân nào, doanh nghiệp cũng không thể tránh khỏi những ảnh hưởng tiêu cực.
Với số hóa cùng các giải pháp khôi phục dữ liệu hiện nay, doanh nghiệp có thể phục hồi một phần hoặc toàn bộ dữ liệu và giảm thiểu tối đa thiệt hại do việc mất mát dữ liệu gây nên.
3.7 Thân thiện với môi trường
Hàng triệu tấn giấy vụn thải ra môi trường mỗi năm đến từ các doanh nghiệp/cơ quan gây lãng phí tài nguyên và ảnh hưởng không tốt đến môi trường.
Sử dụng tài liệu số, lưu trữ dưới định dạng ảo ở điện toán đám mây, doanh nghiệp sẽ hạn chế giấy vụn thải ra mỗi năm của mình.
Việc này không chỉ giúp nâng cao ý thức bảo vệ môi trường của nhân viên, mà còn nâng cao hình ảnh đẹp của một doanh nghiệp văn minh, hiện đại.
3.8 Bước đệm cho công cuộc chuyển đổi số
Là hình thức phát triển hoàn thiện và phức tạp hơn của số hóa, chuyển đổi số là yêu cầu tất yếu đối với mọi doanh nghiệp trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư bùng nổ.
Tiện lợi trong lưu trữ và quản lý dữ liệu, ra những quyết định nhanh nhất và tối ưu nhất, lưu trữ dữ liệu ảo là bước đi đầu trong chuyển đổi đổi số của doanh nghiệp.
Khi đã có dữ liệu làm nền tảng, các nhà lãnh đạo sẽ từng bước thay đổi nhận thức và cách vận hành doanh nghiệp để số hóa hiệu quả, tạo nên thành công nổi bật trong quá trình chuyển đổi số và tiết kiệm được nhiều chi phí.
4. Một số hiểu lầm về số hóa doanh nghiệp
Vẫn còn là một đề tài khá mới mẻ, có không ít những định kiến hay lầm tưởng khiến người ta hiểu sai về số hóa doanh nghiệp:
4.1 Số hóa doanh nghiệp luôn dẫn đến thành công
Thực chất, công nghệ cũng chỉ là một phần để hỗ trợ hoạt động doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Cốt lõi của sự thành công vẫn luôn nằm ở yếu tố con người.
Quá trình chuyển đổi mang đến lợi ích gì còn phụ thuộc vào cách các nhà quản lý đã vận dụng nó như thế nào, hỗ trợ nhân viên giải quyết vấn đề ra sao.
4.2 Số hóa chỉ dành cho những doanh nghiệp lớn
Thậm chí điều này cần được tiếp nhận ngược lại bởi khả năng thích ứng nhanh là điều cần có trong mỗi doanh nghiệp.
Số hóa sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ những quy trình không cần thiết, tối ưu hơn trong hoạt động của mình và tạo ra lợi thế đối với cách đối thủ.
4.3 Số hóa doanh nghiệp phải thực hiện càng nhanh càng tốt
Nóng vội áp dụng xu thế công nghệ mới sẽ là con dao hai lưỡi nếu bạn không có đủ kiến thức cần thiết.
Bất kì một phương pháp nào cũng cần được điều chỉnh và áp dụng một cách phù hợp để đạt hiệu quả cao nhất.
Trên đây là những thông tin về số hóa doanh nghiệp mà Ego Express muốn chia sẻ đến các bạn.
Trong tương lai, số hóa chắc chắn sẽ mở ra những cánh của mới trong cách vận hành doanh nghiệp. Vì vậy, việc nắm bắt và ứng dụng phù hợp các tiến bộ công nghệ chính là lợi thế hiển nhiên mà bất cứ doanh nghiệp nào có thể tạo ra cho mình
