Kinh nghiệm gửi hàng đi Nhật Bản cho người mới

Trong những năm gần đây, nhu cầu gửi hàng đi Nhật Bản từ Việt Nam ngày càng tăng mạnh, đặc biệt là từ người thân, du học sinh, lao động và các chủ shop kinh doanh hàng xuất khẩu. Tuy nhiên, với những ai lần đầu tiếp cận dịch vụ này, quy trình gửi hàng có thể khá phức tạp, dễ mắc sai lầm dẫn đến trễ thời gian, phát sinh chi phí hoặc hàng bị trả lại.

Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ chi tiết kinh nghiệm gửi hàng đi Nhật Bản cho người mới năm 2025, giúp bạn nắm rõ thủ tục, chọn đúng đơn vị vận chuyển, đóng gói đúng chuẩn và tiết kiệm chi phí hiệu quả.

Hiểu rõ quy trình gửi hàng đi Nhật

Gửi hàng quốc tế, đặc biệt là đi Nhật Bản, không chỉ đơn giản là đóng gói rồi đem ra bưu điện. Bạn cần nắm được quy trình cơ bản gồm:

• Bước 1: Xác định loại hàng hóa được phép gửi

• Bước 2: Chọn đơn vị vận chuyển uy tín

• Bước 3: Đóng gói hàng đúng chuẩn

• Bước 4: Khai báo thông tin & làm thủ tục hải quan

1. Các mặt hàng hợp lệ:

Nhìn chung, bạn có thể gửi đa dạng các loại hàng hóa đi Nhật, tuy nhiên cần tuân thủ quy định về hàng hóa cấm và hạn chế của cả Việt Nam và Nhật Bản. Một số mặt hàng thường được gửi bao gồm:

• Hàng tiêu dùng cá nhân: Quần áo, giày dép, phụ kiện, mỹ phẩm (số lượng có hạn), dầu gió.
• Hàng thủ công mỹ nghệ, vật dụng trang trí: Tranh ảnh, tượng (sứ, đồng, đá, đất sét).
• Hàng điện tử: Điện thoại, laptop, máy tính bảng, đồng hồ (có thể có phụ phí pin).
• Thực phẩm khô, đóng gói kỹ:
  • Đồ ăn vặt: Bánh kẹo, khô gà, mứt, bim bim.
  • Thực phẩm khô: Miến, bún, phở khô, măng khô, mộc nhĩ.
  • Hải sản khô: Tôm khô, cá khô, mực khô (cần hút chân không).
  • Trà: Trà atiso, trà sen, trà ô long,…
• Dược phẩm: Thuốc tây, thuốc nam, thuốc bắc (cần có nhãn mác rõ ràng, còn hạn sử dụng, số lượng có thể hạn chế).
• Sách vở.

Các mặt hàng thường không được phép hoặc bị hạn chế:

• Vũ khí
• Động vật sống.
• Thực phẩm tươi sống (thịt, hải sản, rau củ quả tươi).
• Một số thực phẩm có mùi nặng (mắm tôm, nước mắm cá).
• Các sản phẩm từ thịt động vật bị cấm (ví dụ: thịt chó, mèo).
• Hàng hóa vi phạm bản quyền.
• Tiền mặt, kim loại quý.
• Pin, nam châm, nước hoa (tùy hãng vận chuyển).
• Và một số hàng hóa cấm khác theo quy định của 2 quốc gia.

Lưu ý quan trọng: Luôn kiểm tra kỹ quy định mới nhất của hãng vận chuyển và hải quan hai nước trước khi gửi hàng.

2. Cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin người nhận:

Đây là yếu tố then chốt để đảm bảo hàng hóa được giao đến đúng địa chỉ và người nhận. Bạn cần cung cấp các thông tin sau một cách chính xác:

• Họ và tên đầy đủ của người nhận.
• Địa chỉ chi tiết tại Nhật Bản (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố, mã bưu điện – postal code).
• Số điện thoại liên lạc của người nhận.

3. Đóng gói hàng hóa chắc chắn, tối ưu thể tích:

Việc đóng gói cẩn thận giúp bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển, tránh va đập, hư hỏng. Đồng thời, tối ưu thể tích giúp giảm chi phí vận chuyển. Bạn nên:

• Sử dụng thùng carton cứng cáp, kích thước phù hợp với hàng hóa.
• Bọc hàng hóa dễ vỡ bằng vật liệu chống sốc như xốp bọt khí, giấy gói bubble wrap.
• Chèn kín các khoảng trống trong thùng bằng xốp, giấy vụn để tránh hàng hóa bị xê dịch.
• Dán băng dính chắc chắn bên ngoài thùng.
• Ghi rõ thông tin người gửi và người nhận (tên, địa chỉ, số điện thoại) bên ngoài thùng hàng. Đối với hàng dễ vỡ, nên ghi chú “Hàng dễ vỡ – Xin nhẹ tay”.

4. Chọn hình thức vận chuyển phù hợp với mặt hàng của mình:

Có nhiều hình thức vận chuyển hàng đi Nhật Bản, phổ biến nhất là:

• Chuyển phát nhanh: Phù hợp với hàng hóa cần giao nhanh, thời gian vận chuyển thường từ 3-7 ngày. Các hãng phổ biến như DHL, FedEx, UPS, EMS.
• Vận chuyển đường biển: Phù hợp với hàng hóa có trọng lượng lớn, cồng kềnh, chi phí thường thấp hơn nhưng thời gian vận chuyển lâu hơn (vài tuần đến cả tháng).
• Gửi qua bưu điện: Cũng là một lựa chọn, có thể có nhiều gói dịch vụ khác nhau về thời gian và chi phí.

Việc lựa chọn hình thức vận chuyển phụ thuộc vào tính chất hàng hóa, yêu cầu về thời gian và ngân sách của bạn.

5. Lựa chọn đơn vị gửi hàng Việt Nam – Nhật Bản chuyên tuyến

Đây là bước cực kỳ quan trọng, quyết định đến 70% chất lượng dịch vụ và thời gian hàng đến tay người nhận. Việc lựa chọn đúng đơn vị vận chuyển chuyên tuyến Việt Nam – Nhật Bản không chỉ giúp rút ngắn thời gian giao hàng mà còn hạn chế rủi ro, tiết kiệm chi phí và hỗ trợ thủ tục đầy đủ.

✅ Tiêu chí chọn đơn vị vận chuyển uy tín:

• Có tuyến bay chuyên biệt Việt – Nhật: Ưu tiên các đơn vị có tuyến vận chuyển riêng, có kho nhận hàng tại Nhật hoặc đối tác tại Nhật.

• Thời gian giao hàng rõ ràng: Trung bình từ 3 – 5 ngày làm việc bằng đường hàng không, có thể lâu hơn nếu gửi hàng số lượng lớn bằng đường biển.

• Hỗ trợ khai báo hải quan: Đơn vị uy tín sẽ hướng dẫn hoặc thực hiện khai báo giúp bạn, tránh rủi ro bị giữ hàng tại cửa khẩu.

• Bảng giá minh bạch, không phí ẩn: Giá vận chuyển nên được niêm yết rõ ràng theo từng loại hàng, khối lượng, và hình thức gửi.

• Bảo hiểm hàng hóa rõ ràng: Trong trường hợp hàng bị hư hỏng hoặc mất, bạn cần có chính sách đền bù rõ ràng từ phía đơn vị vận chuyển.

• Có kho hàng/chi nhánh tại Hà Nội, TP.HCM hoặc các tỉnh lớn: Giúp bạn dễ dàng gửi hàng trực tiếp hoặc sử dụng dịch vụ nhận hàng tận nơi.

Một số đơn vị gửi hàng chuyên tuyến Việt – Nhật được đánh giá cao:

• Ego Express: Có tuyến bay thẳng Việt – Nhật, nhận hàng tận nhà, hỗ trợ khai hải quan, có bảng giá rõ ràng.

• EMS – Viettel Post Quốc Tế: Phù hợp nếu bạn cần sự hỗ trợ từ đơn vị lớn, nhưng chi phí cao và thủ tục đôi khi phức tạp hơn.

• DHL, FedEx, UPS: Dành cho hàng hóa cao cấp, yêu cầu tốc độ nhanh, tuy nhiên giá thành rất cao, phù hợp với doanh nghiệp hơn là cá nhân.

6. Yêu cầu báo giá, hợp đồng rõ ràng:

Trước khi gửi hàng, hãy yêu cầu Ego Express (hoặc bất kỳ đơn vị vận chuyển nào bạn chọn) cung cấp báo giá chi tiết, bao gồm cước phí vận chuyển, các phụ phí (nếu có) và thời gian vận chuyển dự kiến. Nếu có, hãy yêu cầu hợp đồng dịch vụ để đảm bảo quyền lợi của bạn và sự rõ ràng trong quá trình vận chuyển.

7. Người nhận và người gửi chủ động theo dõi đơn hàng:

Sau khi gửi hàng, bạn sẽ nhận được mã vận đơn (tracking number). Hãy chủ động theo dõi đơn hàng thường xuyên qua website hoặc ứng dụng của đơn vị vận chuyển để nắm được tình trạng và lịch trình giao hàng. Chia sẻ mã vận đơn này với người nhận để họ cũng có thể theo dõi.

Câu hỏi thường gặp

❓ 1. Gửi hàng đi Nhật mất bao lâu?

Trả lời:
Tùy theo hình thức vận chuyển:

• Đường hàng không: từ 3–5 ngày làm việc

• Đường biển: từ 15–30 ngày
  Nếu chọn đơn vị chuyên tuyến, thời gian có thể nhanh hơn và ổn định hơn.

---

❓ 2. Những mặt hàng nào bị cấm gửi sang Nhật?

Trả lời:
Nhật Bản kiểm soát rất nghiêm ngặt hàng hóa nhập khẩu. Các mặt hàng bị cấm gửi gồm:

• Động vật, thực vật tươi sống

• Thực phẩm chưa đóng gói, không nhãn mác rõ ràng

• Vũ khí, dao kéo, thiết bị nguy hiểm

• Hàng nhái, hàng giả, vi phạm bản quyền

• Một số loại thuốc chưa được cấp phép tại Nhật

---

❓ 3. Gửi thực phẩm đi Nhật có được không?

Trả lời:
Được, nhưng chỉ với thực phẩm khô, có hạn sử dụng rõ ràng, bao bì nguyên vẹn, đầy đủ nhãn mác (nên có tiếng Anh hoặc Nhật). Tuyệt đối không gửi thực phẩm tươi sống, hàng dễ hư hỏng hoặc tự chế biến không bao bì.

---

❓ 4. Có thể gửi mỹ phẩm, thuốc, thực phẩm chức năng sang Nhật không?

Trả lời:

• Mỹ phẩm: được gửi nếu là hàng chính hãng, còn nguyên seal, không gửi số lượng lớn (tránh bị coi là hàng thương mại).

• Thuốc và TPCN: cần có hóa đơn, nhãn mác rõ ràng. Một số loại có thể bị yêu cầu giấy tờ liên quan như đơn thuốc, phiếu phân tích thành phần.

---

❓ 5. Phí gửi hàng đi Nhật Bản năm 2025 là bao nhiêu?

Trả lời:
Chi phí phụ thuộc vào:

• Loại hàng hóa (thực phẩm, điện tử, mỹ phẩm…)

• Khối lượng (tính theo kg)

• Kích thước kiện hàng

• Tuyến vận chuyển (thường, hỏa tốc, chuyên tuyến)

Giá tham khảo năm 2025:

• Từ 320.000 – 450.000đ/kg đối với hàng thường

• Từ 500.000 – 700.000đ/kg đối với hàng hỏa tốc

Lưu ý: Nên yêu cầu đơn vị vận chuyển báo giá chi tiết trước khi gửi.

---

❓ 6. Làm sao để hàng không bị giữ ở hải quan Nhật?

Trả lời:

• Khai báo chính xác loại hàng, số lượng, trị giá

• Không giấu hàng cấm hoặc hàng sai khai báo

• Đóng gói đúng chuẩn, ghi thông tin người gửi & người nhận rõ ràng

• Nếu gửi hàng giá trị cao, nên có hóa đơn chứng minh nguồn gốc

Hy vọng những kinh nghiệm trên sẽ hữu ích cho bạn khi gửi hàng đi Nhật Bản vào năm 2025. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại hỏi nhé!

Hãy để Ego Express đồng hành cùng bạn – Nhanh – An Toàn – Hợp Pháp – Tận Tâm.

EGO EXPRESS – Trách nhiệm tối đa, tốc độ vượt trội

• Tổng đài CSKH: 0949.068.678 (Hỗ trợ 24/7)

• Địa chỉ: Tòa nhà HH1 – Dương Đình Nghệ, P. Yên Hòa, Q. Cầu Giấy

• Thời gian làm việc: Thứ hai đến Chủ nhật

• Website: https://egoexpress.vn/

• Facebook: https://www.facebook.com/egoexpress.vn/

• Tra cứu vận đơn: https://egoexpress.vn/tracking/