Quy trình gửi vận chuyển hàng hóa quốc tế giá rẻ, nhanh chóng

So với gửi hàng trong nước thì gửi hàng quốc tế không hề dễ dàng bởi các khâu đóng gói, thủ tục, vận chuyển,… phải theo quy trình nhất định. Vậy tại sao nên lựa chọn các dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế giá rẻ và quy trình gửi ra sao? Tất cả sẽ được giải đáp ngay trong bài viết dưới đây.

1. Vì sao nên thuê dịch vụ vận chuyển hàng hoá quốc tế giá rẻ?

Hàng hóa được chuẩn bị tốt hơn, tiết kiệm chi phí, thời gian

Khi muốn chuyển phát các hàng hoá nhỏ, trọng lượng nhẹ như giấy tờ, hồ sơ… thì bạn có thể tự đóng gói một cách dễ dàng. Tuy nhiên, đối với các hàng hoá to nặng, cồng kềnh thì bạn phải đóng gói đúng theo quy định để đảm bảo dễ dàng trong quá trình vận chuyển. Bên cạnh đó, việc đóng gói hàng hoá không đúng cách có thể phát sinh nhiều vấn đề như hàng hóa bị hỏng hóc, vỡ móp…Do đó, lựa chọn các đơn vị vận chuyển hàng quốc tế sẽ giúp bạn đóng gói hàng hóa đúng quy cách với chi phí thấp, sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Tất cả các thủ tục sẽ được thông quan hợp lệ khi vận chuyển quốc tế

Vận chuyển hàng hóa trong nước sẽ rất nhanh chóng và dễ dàng nếu như hàng hóa bạn không thuộc hàng cấm, nhưng việc chuyển phát hàng sang nước ngoài thì sẽ gặp nhiều khó khăn hơn bởi tuỳ mỗi quốc gia khác nhau sẽ có những quy định riêng trong việc nhập khẩu hàng hóa. Và tất nhiên, nếu bạn tự vận chuyển thì sẽ rất dễ bị giữ lại hàng hoá do không am hiểu kỹ về các quy định chuyển hàng quốc tế.

Do đó, khi gửi hàng quốc tế, bạn nên lựa chọn các công ty chuyển phát uy tín, chuyên nghiệp. Bạn sẽ chỉ cần cung cấp các loại chứng từ, hóa đơn hợp lệ cho bưu kiện của mình theo yêu cầu còn các thủ tục khác liên quan đến vận chuyển, thông quan hàng hóa, chuẩn bị các chứng từ, giấy tờ khác sẽ do bên công ty chuyển phát chịu trách nhiệm.

Đầy đủ kho bãi, phương tiện dành riêng cho việc vận chuyển

Vận chuyển hàng quốc tế là cả một quãng đường dài nên sẽ mất nhiều thời gian và cần có các phương tiện vận chuyển chuyên biệt như máy bay, tàu, xe tải, vận chuyển đường sắt… nên sẽ rất phức tạp và tốn nhiều chi phí nếu như bạn muốn tự mình vận chuyển hàng hoá. 

Bên cạnh đó, các hãng chuyển phát lớn thường có cơ sở hạ tầng tốt và có liên kết dịch vụ quốc tế để chuyển phát ra nước ngoài nên hàng hóa sẽ được vận chuyển đúng quy trình, chính xác, tiết kiệm chi phí và đảm bảo an toàn cho bưu kiện. Đồng thời, với những chính sách và hợp đồng rõ ràng, bạn hoàn toàn được đảm bảo quyền lợi và sẽ được bồi thường nếu hàng hóa xảy ra vấn đề khi lỗi do bên vận chuyển.

2. Những hạn chế khi xuất khẩu sản phẩm

Hãy kiểm tra để chắc chắn rằng các sản phẩm xuất khẩu của bạn không nằm trong danh mục 3 hạn chế dưới đây.
  • Hạn chế nhập khẩu: Để bảo vệ quyền lợi của các nhà kinh doanh trong nước, các quốc gia đều có chính sách bảo hộ hàng hóa riêng. Ngay cả những vật dụng hàng ngày như kính mát, lót da và một số đồ vật đóng gói đều có thể thu hút sự chú ý của lực lượng hải quan. Thuế chống bán phá giá có thể được áp dụng cho một số sản phẩm nhất định, như gần đây đã xảy ra với mặt hàng bút chì màu được nhập khẩu từ Trung Quốc.
  • Hạn chế vận chuyển: không phải mặt hàng nào cũng có thể vận chuyển đi (trừ trường hợp vận chuyển “chui”), một số sản phẩm có pin nằm trong danh mục sản phẩm nguy hiểm khi vận chuyển bằng cả đường biển lẫn đường hàng không.
  • Hạn chế về nội dung bản quyền: Bạn có thể vi phạm luật về bản quyền và nhãn hiệu nếu sản phẩm của bạn, thậm chí là từ ngữ trên bao bì, tương tự như sản phẩm khác (như quần áo nhái thương hiệu, sách, giáo trình có nội dung được kiểm soát).
Hãy tìm hiểu xem những hạn chế này liệu có ảnh hưởng đến các sản phẩm của bạn hay không:
  • Tiến hành tìm kiếm trên internet cho từng loại hạn chế. Sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý nếu thấy bất kỳ dấu hiệu nào có nguy cơ xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
  • Tìm kiếm sâu hơn bằng cách sử dụng các công cụ trực tuyến để tra cứu những hạn chế về nhập khẩu, ước tính thuế và cách phân loại các vật liệu nguy hiểm. Hãy yêu cầu đơn vị giao nhận vận tải (forwarder) giúp đỡ nếu có thắc mắc liên quan đến một trong những lĩnh vực nhạy cảm đó.

3. Quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế

Có tất cả 5 bước cho mọi vận đơn quốc tế: nhận hàng từ người gửi (Pickup), đưa hàng đến kho vận của người gửi và chuẩn bị thủ tục với các cơ quan chức năng để gửi hàng đi (Origin), hàng hóa được đưa lên xe để gửi đi (Main Leg), hàng hóa được gửi đến một địa điểm kho vận hải quan của nước đến (Destination), và giao hàng (Delivery).
  • Pickup: Đơn vị vận chuyển điều phối nhân viên và phương tiện tới địa chỉ người gửi để nhận hàng
  • Origin: Lô hàng được đưa tới một nhà kho chuyên dụng, nơi nó được “hợp nhất” với những lô hàng khác, trong cùng một container (đối với hình thức vận chuyển đường biển) hoặc trong dàn con lăn để sau đó vận chuyển đến sân bay (đối với hình thức vận chuyển đường hàng không). Sau đó nó được tiến hành làm các thủ tục xuất khẩu với lực lượng hải quan. Các quốc gia phụ thuộc nhiều vào xuất khẩu thường chỉ tập trung sự chú ý và có nhiều thủ tục phức tạp hơn đối với một số hàng hóa đặc biệt, và có xu hướng đơn giản hóa các quy trình hải quan nhằm tạo điều kiện cho các cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa.
  • Main leg: Từ đây, lô hàng sẽ được vận chuyển đến cảng biển hoặc sân bay và từ đó nó sẽ được những người chuyên trách của cảng biển (hoặc nhà ga sân bay) tiến hành đóng hàng để sẵn sàng vận chuyển đến địa chỉ nhận ở nước ngoài. Thông thường chi phí xếp dỡ hàng hóa tại cảng (hoặc nhà ga sân bay) này thường được gộp với những chi phí ở các khâu Origin và Destination ở trong báo giá và hóa đơn.
  • Destination: Bước này tương tự như ở bước Origin, ngoại trừ lúc này, nó liên quan nhiều hơn đến các thủ tục thông quan. Hầu hết các lô hàng đều thông thường sẽ được tiến hành thông quan một cách trơn tru. Nhưng rắc rối có thể xuất hiện nếu như dữ liệu của bạn có sự khác biệt nhỏ và có thể dẫn đến các thủ tục thanh tra hải quan. Bạn phải chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc chi trả bất kỳ khoản phí và tiền phạt nào trước khi lô hàng được giao.
  • Delivery: Việc giao một lô hàng ở địa chỉ quốc tế phức tạp hơn nhiều so với vận chuyển trong nước. Có rất nhiều chi phí và thời gian phát sinh liên quan đến việc tiếp nhận hàng tại cảng cũng như vận chuyển hàng đến các kho hàng. Một số trung tâm hoàn thiện đơn hàng như Amazon có những yêu cầu về lịch hẹn và giao hàng rất khắt khe và nghiêm ngặt. Bạn cũng cần có thêm thời gian cho quá trình chuẩn bị và kiểm tra cũng như phòng ngừa cho các sự cố bất ngờ có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Ví dụ, lô hàng có thể bị tạm giữ lúc quá cảnh, hoặc xe tải chở hàng có thể gặp trục trặc kỹ thuật.

4. Đóng gói sản phẩm trước khi vận chuyển

Đóng gói “không đúng” sẽ khiến doanh nghiệp bạn phải chịu thêm những khoản chi phí không đáng có.
  • Tránh đóng gói bổ sung: Việc đóng gói sản phẩm thường được cấu thành trong giá bán sản phẩm, tuy nhiên nó cũng là nguyên nhân phát sinh chi phí không cần thiết, đặc biệt là khi vận chuyển bằng đường hàng không. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem liệu nhà cung cấp của bạn đang sử dụng kích thước hộp tiêu chuẩn và nhỏ nhất nhằm tối ưu hóa cách sản phẩm được sắp xếp ở trong pallet hay chưa.
  • Sử dụng hộp kép để đóng gói sản phẩm dễ vỡ: Phương pháp đóng hộp kép này thêm một lớp đệm cho chiếc hộp đầu tiên. Sau đó được gói bằng giấy gói bubble (tấm bọt khí dùng để cuộn kín sản phẩm). Tuy nhiên rất nhiều kho hàng từ chối tiếp nhận những lô hàng được đóng gói theo dạng này do đặc tính dễ vỡ của chúng.
  • Gán nhãn mác cho lô hàng: Các lô hàng nhỏ hơn thường hay bị lẫn lộn, do đó hãy đánh dấu rõ ràng trên bìa carton và trên hộp-đánh số bìa carton, trọng lượng tịnh, trọng lượng tổng, nơi xuất xứ và gắn nhãn mác theo dõi (tương tự như nhãn mác của các lô hàng FBA).
  • Đóng gói sản phẩm: Nếu gói hàng chiếm nhiều diện tích hơn chính bản thân sản phẩm được đóng gói, chi phí vận chuyển của bạn sẽ gia tăng nhanh chóng. Nếu nhà cung cấp của bạn đồng ý và có thể tiếp thu ý kiến, hãy liên hệ với một công ty bao bì ở địa phương để có những ý tưởng đóng gói rẻ và hấp dẫn hơn nhưng chất lượng đóng gói vẫn đạt tiêu chuẩn.

5. Yêu cầu báo giá vận chuyển

Khâu chuẩn bị trước khi yêu cầu báo giá cũng là một việc nên làm. Bên cạnh chi tiết liên lạc ở các khâu Pickup và Destination, hãy thu thập:
  • Tổng trọng lượng và khối lượng: Tính toán từ chi tiết ở trên Packing List (yêu cầu tài liệu này từ đơn vị vận chuyển).
  • Mô tả sản phẩm hàng hóa: Hãy tham khảo ở trong hóa đơn thương mại (một lần nữa, hãy yêu cầu đơn vị vận chuyển cung cấp cho bạn).
  • Phương thức vận chuyển. Xác định xem liệu bạn muốn nhận được báo giá vận chuyển bằng đường hàng không hay đường biển. Vận chuyển bằng đường hàng không thì nhanh hơn và cũng rẻ hơn đối với những lô hàng nhỏ.
  • Bảo hiểm. Bạn sẽ được hỏi nếu bạn muốn bảo hiểm. Hãy chắc chắn rằng bạn chỉ định mình muốn “bảo hiểm hàng hóa toàn diện”.
  • ID của nhà nhập khẩu. Tất cả các cơ quan hải quan sẽ yêu cầu một số hình thức nhận dạng. Ở Hoa Kỳ, đó là mã số thuế công ty của bạn.
Ngay khi bạn chọn một báo giá, hãy dành thời gian thống nhất phương thức giao tiếp liên lạc của bạn với đơn vị vận chuyển, và tìm hiểu xem họ có những yêu cầu cụ thể gì với bạn, điều mà đáng tiếc sẽ liên quan đến các thủ tục giấy tờ. Kiểm tra tài liệu là một phần việc rất quan trọng bạn cần phải làm từ thời điểm này. Điều này rất quan trọng, bởi vì ngay cả một sự khác biệt nhỏ giữa các loại giấy tờ đều có thể gây ra tình trạng chậm trễ rất tốn kém.

6. Ego Express – Đơn vị vận chuyển hàng hóa quốc tế giá rẻ nhanh chóng

Để có thể gửi hàng sang nước ngoài một cách nhanh chóng, tiện lợi và tiết kiệm chi phí bạn hãy tìm hiểu dịch vụ của Ego Express. Ego Express tự hào là đơn vị hàng đầu trong dịch vụ vận chuyển hàng hóa sang nước ngoài với mức giá hợp lý mà vẫn đảm bảo uy tín. Ego Express cung cấp 2 gói chuyển phát nhanh tuỳ theo nhu cầu của khách hàng như sau:

  • Gói chuyển phát nhanh tiết kiệm: phù hợp với sản phẩm hàng hóa cồng kềnh và trọng lượng lớn, để đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho khách hàng. Chi phí dịch vụ sẽ được ưu đãi tỉ lệ thuận theo khối lượng hàng hóa mà khách hàng chuyển phát. Tức là, số lượng hàng hoá càng nhiều thì cước phí dịch vụ càng thấp. Thời gian cho chuyển phát khoảng 2 – 4 ngày.
  • Gói chuyển phát nhanh thông thường: dành cho hàng hóa nhẹ thường với thời gian vận chuyển chỉ từ 1 – 2 ngày.

Trên đây là một số kinh nghiệm về quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế giá rẻ mà bạn nên tham khảo. Hy vọng rằng, qua bài viết này bạn đã biết cách gửi hàng sang nước ngoài nhanh chóng và dễ dàng nhất.

Bài viết liên quan

Dịch vụ chuyển phát thuốc đi nhật nhanh chóng, giá rẻ

Contents1. Một số lưu ý khi gửi hàng đi Nhật2. Lựa chọn đơn vị chuyển phát nhanh & vận chuyển…

Dịch vụ chuyển hoa quả đi Đài Loan uy tín, giá tốt

Contents1. Đài Loan – Thị trường xuất khẩu hoa quả lớn của Việt Nam2. Chuyển phát nhanh hoa quả đi…

Dịch vụ chuyển hoa quả đi Nhật Bản

Contents1. Xuất khẩu trái cây của Việt Nam và Nhật Bản2. Chuyển hoa quả tươi đi Nhật Bản3. Chi phí…